Varastaako sähköposti aikaasi?

Ilmoittaako sähköpostiohjelmasi aina uudesta saapuneesta viestistä? Kiirehditkö lukemaan uudet postit saman tien? Omalla kohdallani tämä on tuttua, eikä se välttämättä edes tapahdu aina kovin tietoisesti. Olen tutustunut jo muutama vuosi takaperin ajatukseen, että sähköpostit tulisi lukea ja käsitellä vain muutaman kerran päivässä. Tuolloin ajattelin, että kuulostaa hyvältä, mutta käytännössä ei onnistu minun työssäni. Sähköposti on nimittäin yksi tärkeä työkalu työssäni. Onko sinullakin?

No, viime viikolla luin tuoreimmasta MicroPC-lehdestä (8/2011), että sähköposti varastaa liian suuren osan työajastamme, ja aloin miettiä asiaa uudelleen. Alun perin sähköposti tuli helpottaakseen työntekoamme – ja niinhän se toki helpottaakin. Paitsi jos sitä käyttää väärin. Ja välillä huomaan ”roikkuvani” sähköpostissa odottaen uusia viestejä, kun en saa tartuttua muuhun hommaan. Tässä MicroPC:stä poimitut vinkit sähköpostivirheiden välttämiseen:


Älä lähetä sähköpostia
Mitä vähemmän sähköpostia lähetät, sitä vähemmän postia itse saat. En ole koskaan tullut ajatelleeksi, mutta kun asiaa pysähtyy miettimään, niin uskon, että se varmaankin pitää paikkansa. Sähköposti soveltuu parhaiten kahdenväliseen ei-kiireelliseen keskusteluun, mutta silti usein joku muu tapa – kuten puhe tai ryhmätyösovellus (pikaviestit) – on toimivampi tapa viestiä. Ja erityisesti,  jos asialla on kiire, mesetä, tekstaa tai soita. Tämä on mielestäni ehkä tärkein oppi itselleni. Myös viestien lähettämistä ”varmuuden vuoksi” monelle vastaanottajalle kannattaa välttää.


Lue sähköposteja vain niille varatulla ajalla
Keskittyminen sähköposteihin kannattaa. Suositeltava aika on esimerkiksi 20 minuuttia aamulla ja iltapäivällä. Micro PC:n mukaan sähköposti ei ole hyvä väline välitöntä toimintaa vaativien asioiden hoitamiseen. Itse tunnustan kyllä käyttäneeni sitä paljon tuossa tarkoituksessa, mutta olen hiljalleen alkanut oppia, että puhelinsoitto tai tekstiviesti on paljon parempi. Monella on nykyisin myös puhelin, jolla on helppo lukea ja vastata sähköposteihin. Sähköpostit pystyy siis kätevästi käsittelemään vaikka työmatkalla bussissa tai junassa.


Älä lueskele sähköposteja, käsittele ne
Toimenpiteet suositellaan tehtäväksi saman tien. Tässäkin on opittavaa, sillä käyn usein koneella lukemassa posteja ja jätän ne odottamaan sopivaa hetkeä, jolloin hoidan ne. Tästä listasta tulee uusi ohjenuorani:
●      Poista kaikki viestit, jotka eivät edellytä reagointia.
●      Vastaa postiin heti, jos voit tehdä sen parissa minuutissa. Poista sitten viesti, ellei sitä ole välttämätöntä arkistoida.
●      Siirrä ehdottomasti säilyttämistä vaativat viestit sopiviin kansioihin.
●      Jätä saapuneet-kansioon vain ne viestit, joiden vaatimia toimenpiteitä et voinut vielä tehdä.

Arkistoi yksinkertaisesti
MicroPC-lehden artikkelissa arkistointiin suositellaan enintään 15 kansiota, koska sitä suuremman määrän hallitseminen vie lopulta enemmän aikaa kuin säästää. Tästä olen hieman eri mieltä, sillä käytän tietokonettani työn lisäksi harrastustoimintaan ja molempiin liittyy paljon sähköpostia. Ehkä tuotakin pitäisi kokeilla ja se voisi toimiakin, mutta en taida olla siihen vielä valmis.

Artikkelissa myös kehotetaan poistamaan viestejä rohkeasti, sillä loppujen lopuksi vain harva asia on säästämisen arvoinen. Tämä on kyllä varmasti totta.


Päivittäistä sähköpostimäärää pystyy vähentämään 80 prosentilla
Jossain vaiheessa saapuvien sähköpostien määrä oli statusarvo. Johtajille ja tärkeille ihmisille tuli paljon sähköpostia. Pikku hiljaa sähköpostin määrästä on kuitenkin tullut ongelma.

MicroPC:n jutussa kerrottiin IBM:n ryhmätyövälineiden evankelistan Luis Suarezin kokemuksista. Hän huomasi, että mitä enemmän sähköposteihin vastaili, sitä enemmän hän niitä sai. Päästääkseen pois tästä noidankehästä Suarez päätti viestiä jollakin muulla välineellä aina, kun mahdollista. Hän ilmoitti aikeistaan blogissaan, Facebookissa ja Twitterissä ja etsi sopivat vaihtoehtoiset välineet ja kannusti muitakin käyttämään niitä. Ja saapuvien sähköpostien määrä romahti viidennekseen.

Itselleni ehkä sähköpostin määrä ei ole niinkään se ongelma, vaan sen jatkuva vilkuilu. Tavoitteenani on tehostaa ajankäyttöäni ja keskittyä vain olennaisiin asioihin. Siksi olen päättänyt yrittää käsitellä sähköpostit muutaman kerran päivässä sekä miettiä etukäteen, onko jokin asia sähköpostin lähettämisen arvoinen vai hoituisiko se paremmin puhelimitse tai tekstiviestillä. Ei ole siis tarvetta päästä sähköpostin käyttämisestä kokonaan irti – sillä onhan se edelleen minulle tärkeä työväline – mutta en anna sen enää jatkossa hallita ajankäyttöäni.




Kirjoittaja Ulla Vilkman on tasapainoa ja hyvinvointia omaan elämäänsä tavoitteleva Ilona Tuotannon perustaja.
Luentoja ja valmennuksia hyvinvointiin ja elämän tasapainon löytämiseen löytyy useilta Ilonan valmentajilta. Katso lisätietoja täältä.